Datenschutzerklärung

Datenschutzinformation (insa Gesundheitsmanagement GmbH)

Informationsschreiben für Bewerber über die Erhebung von personenbezogenen Daten nach Art. 12 ff. DS-GVO

Guten Tag Bewerberinnen und Bewerber,

mit diesem Schreiben möchten wir als potenzieller Arbeitgeber (Verantwortlicher) Dich als Bewerber/innen (im Folgenden „Bewerber“ genannt) darüber informieren, dass wir, die

insa Gesundheitsmanagement GmbH
Akazienallee 71
45478 Mülheim an der Ruhr

Deine im Rahmen der Bewerbung an uns übermittelten personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“ genannt) nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeiten. Du bist die betroffene Person (auch Betroffener genannt) im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DS-GVO.

Folgende Informationspflichten hat der potenzielle Arbeitgeber gegenüber dem Bewerber:

Informationen nach Art. 13 Abs. 1 und Art. 14 Abs. 1 DS-GVO

Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen die nachfolgenden Informationen nach Art. 13 Abs. 1 und Art. 14 Abs. 1 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der potenzielle Arbeitgeber und damit die Geschäftsführung. In unserem Unternehmen ist das:

insa Gesundheitsmanagement GmbH

Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten und internen Datenschutzkoordinators

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist:

PROLIANCE GmbH 
Leopoldstr. 21 
80802 München 
datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de 
www.datenschutzexperte.de

Unser interner Datenschutzkoordinator und erster Ansprechpartner für den Datenschutz ist:

Fabian Loch
insa Gesundheitsmanagement GmbH
Akazienallee 71
45478 Mülheim an der Ruhr

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung (insbesondere Erfassen, Nutzen, Speichern, Übermitteln) Deiner Bewerberdaten erfolgt ausschließlich zum Zweck einer Stellenbesetzung im Bewerberauswahlprozess (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses), um Deine Eignung in Bezug auf die beworbene Stelle zu prüfen und Dich gegebenenfalls zu einem Vorstellungsgespräch einladen zu können.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung können neben Art. 88 DS-GVO und § 26 BDSG insbesondere Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. b DS-GVO (Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. c DS‑GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) sein. Eine weitere Rechtsgrundlage kann die Einwilligung des Bewerbers im Sinne des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DS-GVO sein (zum Beispiel Aufnahme in einen sogenannten Bewerberpool).

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten.

Falls die Verarbeitung auf Grund des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. f DS-GVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erfolgt, ist dies dem Bewerber mitzuteilen. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise ein rechtliches, wirtschaftliches oder ideelles Interesse sein, dessen Legitimation im Rahmen einer Abwägung der Interessen des Bewerbers im Einzelfall entschieden werden muss. Vorliegend erfolgt die Verarbeitung nicht auf Grund eines berechtigten Interesses.

Empfänger beziehungsweise Kategorien von Empfängern

Gemäß Art. 4 Nr. 9 DS-GVO können Empfänger Deiner Daten natürliche oder juristische Personen, Behörden oder Einrichtungen sein.

Deine Bewerberdaten werden an die für das Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen, an andere Niederlassungen unseres Unternehmens und an die mit dem Bewerbungsverfahren betrauten Dienstleister (Online-Bewerbungstool) weitergeleitet.
Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nur, wenn Du uns vorher eine schriftliche Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG erteilt hast.
Zur Durchführung von Besprechungen innerhalb des Bewerbungsprozesses (zum Beispiel Bewerbungsgespräche) via Onlinetools (zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom) können personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme daran verarbeitet werden, weitergegeben werden. Grundsätzlich werden diese Daten nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus Bewerbungsgesprächen via Onlinetools wie auch bei persönlichen Bewerbungsgesprächen dazu dienen, den Bewerbungsprozess durchführen zu können und damit zur internen Weitergabe bestimmt sind.
Zudem können bei der Nutzung von Onlinetools der jeweilige Anbieter der genutzten Kommunikationsplattform sowie etwaige Subauftragnehmer Kenntnis von den Daten erlangen, 

soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsverhältnisses im Sinne des Art. 28 DS-GVO mit dem Anbieter der Kommunikationsplattform erforderlich ist.

Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Deine Bewerberdaten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert. Eine Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet aktuell nicht statt.

Falls es bei der Verarbeitung Deiner Daten zur Übermittlung an Länder außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums oder Dienstleister aus Ländern außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) kommt, prüfen wir, ob ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 Abs. 3 DS‑GVO 

vorliegt, oder wir schließen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge, insbesondere die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den EU-Standardvertrag ab.

Kategorien personenbezogener Daten

Im Verlauf Deines Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Daten von Dir:

Daten zur Identifikation (Name, Vorname, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Religion, Staatsangehörigkeit)
Kontaktdaten (Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adresse)
Stellenbezogene Daten (Titel/Position, Grad, Status)
Berufliche Qualifikation (Zeugnisse, Führerschein)
Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass, Sozialversicherungsnummer, Aufenthaltsgenehmigung, Arbeitserlaubnis)
(Freiwillige) Informationen über Ihre Rasse oder ethnische Abstammung, Ihr Geschlecht, Ihren 

Gesundheitszustand, Daten, die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber der Regierung erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen
Referenzdaten (bisheriger Arbeitgeber, bisheriger Ausbilder)
Sonstige in Deinem Anschreiben, Lebenslauf und Deinen Zeugnissen enthaltenen Informationen oder Informationen, die Du uns freiwillig zur Verfügung gestellt hast

Im Rahmen von Telefonkonferenzen: Angaben zu eingehenden und ausgehenden Rufnummern, Ländername, Start- und Endzeit. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie zum Beispiel die IP-Adresse des Gerätes gespeichert werden.
Im Rahmen von Besprechungen innerhalb des Bewerbungsprozesses (zum Beispiel Bewerbungsgespräche) via Onlinetools (zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom): Angaben zum Benutzer (Name, Vorname, Pseudonym, optional Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, optional Profilbild, optional Abteilung), Meeting-Daten (Thema, optional Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen), optional Aufzeichnungsdaten (MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Chats) sowie Text-, Audio und Videodateien (bei Nutzung Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen). Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um den Bewerbungsvorgang gegebenenfalls zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten 

vom Mikrofon Deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten beziehungsweise stummstellen.
Informationen zu Deiner Gesundheit und/oder Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen, werden nur dann verarbeitet, wenn diese für Deine Bewerbung relevant sind. Dies geschieht unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen.

Informationen nach Art. 13 Abs. 2 und Art. 14 Abs. 2 DS-GVO

Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen die nachfolgenden Informationen nach Art. 13 Abs. 2 und Art. 14 Abs. 2 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:

Quellen personenbezogener Daten

Du hast uns Deine Bewerberdaten selbst mitgeteilt. In diesem Fall ist es wichtig, dass diese Daten richtig sind und dass Du uns dabei unterstützt, diese auf dem aktuellen Stand zu halten.

Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten nur solange, bis der vorvertragliche oder vertragliche Zweck erfüllt ist und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (zum Beispiel handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Wenn Du uns eine Einwilligung (zum Beispiel zur Aufnahme in einen sogenannten Bewerberpool) erteilt hast, speichern wir Ihre Daten, bis Du Deine Einwilligung widerrufst, sofern es keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten gibt.
Eine Ausnahme besteht, wenn die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist. Wenn Dir eine Absage erteilt wurde, bewahren wir Deine Bewerbungsunterlagen zu Beweiszwecken (vor allem zur Entkräftung etwaiger Diskriminierungsvorwürfe bei behaupteten Verstößen gegen das AGG) für 3 Monate auf, nachdem Dir diese erteilt wurde.

Sollten wir Dir eine Stelle in Deinem Interesse in Aussicht stellen können, werden wir um eine Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung und gegebenenfalls in Abstimmung mit Dir um die Aktualisierung Deiner Angaben bitten.

Bei der Nutzung von Kommunikationsplattformen zur Durchführung von Bewerbungsgesprächen werden gegebenenfalls – sofern Du als Nutzer registriert bist – Berichte über Online-Meetings (zum Beispiel Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) gespeichert. Für die jeweilige Aufbewahrungsfrist verweisen wir auf die 

Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters der Kommunikationsplattform.

Deine Rechte als Betroffene/r

Du kannst jederzeit nach Art. 15 DS-GVO Auskunft über Deine von uns verarbeiteten Daten verlangen. Insbesondere kannst Du Auskunft über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, Kategorien der möglichen Empfänger sowie die geplante Speicherdauer erfragen.
Zudem bist Du berechtigt, bei Unrichtigkeit der Daten nach Art. 16 DS-GVO die Berichtigung zu verlangen.
Außerdem kannst Du nach Art. 17 DS-GVO die Löschung der Daten fordern, wenn
die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist,
Du Deine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen hast und eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt,
Du Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast und es keine vorrangigen, berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung Deiner Daten gibt, Deine Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht.

Darüber hinaus hast Du nach Art. 18 DS-GVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn
Du die Richtigkeit der Daten für eine Dauer bestreitest, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen,
die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Du aber die Löschung der Daten ablehnst, der Zweck der Verarbeitung sich erledigt hat, die Daten aber zur Geltendmachung von Deinen Rechtsansprüchen notwendig sind oder wenn Du nach Art. 21 DS-GVO widersprochen hast und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Deinen Interessen überwiegen.

Des Weiteren hast Du Sie nach Art. 20 DS-GVO das Recht, die Dich betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Zudem kannst Du unter bestimmten Voraussetzungen erwirken, dass Deine Daten direkt von einem Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.

Du hast das Recht, der Verwendung Deiner Daten zu den oben genannten Zwecken jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DS-GVO).
     
Wenn Du uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Deiner Daten erteilt hast, kannst Du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenn Du Deine Einwilligung widerrufen oder die genannten Betroffenenrechte geltend machen willst, dann schreibe uns bitte an

insa Gesundheitsmanagement GmbH
Akazienallee 71
45478 Mülheim an der Ruhr

oder sende eine E-Mail an

info@insa-gm.com

Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
Du kannst Dich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde Deines Landes wenden (Art. 77 DS-GVO).

Eine Liste der Aufsichtsbehörden in Deutschland (für den nichtöffentlichen Bereich) findest Du mit Anschrift unter:
    https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

    Für unser Unternehmen ist folgende Datenschutzaufsichtsbehörde zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel. 0211 / 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Bereitstellung von Daten

Sofern die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ist dies dem Bewerber mitzuteilen. Vorliegend ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich, um das Bewerbungsverfahren als vorvertragliche Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. b DS-GVO ordnungsgemäß durchführen zu können.

Wenn Du uns Deine Daten nicht zur Verfügung stellst, ist es für uns nicht möglich, das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen und weitere Maßnahmen zu ergreifen, um ein Arbeitsverhältnis zu begründen.

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (gemäß Art. 22 DS-GVO i. V. mit Art. 4 Nr. 4 DS-GVO) statt.

Information über eine beabsichtigte Zweckänderung der Datenverarbeitung nach Art. 13 Abs. 3 und Art. 14 Abs. 4 DS-GVO.

Wir werden Deine Bewerberdaten nur zu den oben genannten Zwecken verarbeiten.
Im Falle einer Zweckänderung der Datenverarbeitung werden wir Dich rechtzeitig vor der Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck informieren.

Solltest Du weitere Fragen zu den oben angesprochenen Themen haben, unterstützen wir Dich jederzeit gerne.

                                                                                                                                       

Version 1.3 | Stand: Januar 2024
 
Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung kannst Du auf https://www.insa-gm.com/datenschutz/ unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.