Datenschutzinformation für Bewerber (w/m/d)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden auch „Daten“) durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Diese Informationen gelten für alle Personen, die sich auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ bei der LogPay Financial Services GmbH (nachfolgend „wir“ oder „uns“ oder „LogPay“) bewerben. Sie gelten ferner für aktuelle Beschäftigte der LogPay und für ehemalige Beschäftigte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach Ihrem Status. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die LogPay.

Sie erreichen uns unter LogPay Financial Services GmbH, Schwalbacher Straße 72, 65760 Eschborn, E-Mail personalwesen@logpay.de.

Den Datenschutzbeauftragten können Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter datenschutz@logpay.de erreichen.

Welche Quellen und Daten nutzt die LogPay bei einer Bewerbung?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten haben. Zudem verarbeiten wir – soweit erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z.B. einer Stellenvermittlung, Personaldienstleister) zulässigerweise erhalten haben.

Relevante personenbezogene Daten können sein: Kontaktdaten (Name, Vorname, Namenszusätze, Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere personenbezogene Daten (Geburtsdatum), ggf. Daten zu Ihrer persönlichen Situation (Staatsangehörigkeit, ggf. Bestehen einer EU-Aufenthaltserlaubnis), bei der Bewerbung für eine Tätigkeit neben einem Studium oder ein Praktikum weiterhin Angaben zum Bestehen einer Immatrikulation und ggf. dem Pflichtcharakter Ihres Praktikums sowie Daten, die wir aus den von Ihnen zur Verfügung gestellten Dokumenten (z.B. Anschreiben, Lebenslauf und Dokumente zum Nachweis Ihrer Qualifikation (z.B. Zeugnisse und Bescheinigungen)) auslesen können. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (sensitive Daten, insbesondere Gesundheitsdaten) fallen, falls Sie uns diese im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben haben (z.B. Angaben über eine bestehende Schwerbehinderung).

Welche Quellen und Daten nutzt die LogPay als Arbeitgeber?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung und/oder des Beschäftigungsverhältnisses von Ihnen erhalten haben. Zudem verarbeiten wir – soweit erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z. B. Stellenvermittlung, Personaldienstleister) zulässigerweise erhalten haben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse.

Relevante personenbezogene Daten können sein: Stammdaten (Name, Vorname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Personalnummer), Kontaktdaten (Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. Bestehen einer EU-Aufenthaltserlaubnis, bei einer Tätigkeit neben einem Studium oder einem Praktikum weiterhin Angaben zum Bestehen einer Immatrikulation und ggf. dem Pflichtcharakter Ihres Praktikums, Daten, die wir aus den von Ihnen zur Verfügung gestellten Dokumenten (z.B. Anschreiben, Lebenslauf und Dokumente zum Nachweis Ihrer Qualifikation (z.B. Zeugnisse und Bescheinigungen)) auslesen können, die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z.B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Dienstreise- und Reisekostenabrechnungsdaten, Qualifikationsdaten, ggf. Vorstrafen, Sozialdaten, Kontoverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten, Steueridentifikationsnummer sowie Führerscheindaten). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (sensitive Daten, insbesondere Gesundheitsdaten) fallen, wie Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe, Religionszugehörigkeit, betriebliches Gesundheitsmanagement (auf Grundlage einer Einwilligung).

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die LogPay verarbeitet personenbezogene Daten:

Begründung, Durchführung und Beendigung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Kollektivvereinbarung (§ 26 Abs. 4 BDSG)

Daneben können Kollektivvereinbarungen (z.B. Betriebsvereinbarungen) gem. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG Rechtsgrundlage sein.

 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

Eine Datenverarbeitung kann auch aufgrund Ihrer gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, 7 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (z.B. bei Fotoaufnahmen) erfolgen.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO)

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG. Auf gesetzlicher Grundlage kann auch eine Datenverarbeitung im Rahmen der Klärung von Ansprüchen auf Versorgungsausgleich wegen einer Ehescheidung erfolgen.

Wir sind darüber hinaus aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet, die Daten unserer Bewerber und Beschäftigten gegen sog. „Terrorlisten“ abzugleichen, damit wir keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen an Personen bereitstellen, die diese zu terroristischen Zwecken verwenden.

Eine Verarbeitung kann auch in Ausführung und Umsetzung regulatorischer und aufsichtsrechtlicher Anforderungen erfolgen. Zur Erläuterung: Im Zusammenhang mit unserer Haupttätigkeit unterliegen wir einer Vielzahl von spezialgesetzlichen Vorschriften, im Rahmen derer Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden (z.B. Bekämpfung der Geldwäsche, gesetzliche Meldepflichten an staatliche Stellen etc.).

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Vermeidung oder Aufklärung von Straftaten (unter Beachtung der Voraussetzung des § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke.

Daneben werden Ihre Daten gegebenenfalls auch zu weiteren Zwecken erhoben, verarbeitet und genutzt, die in Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung stehen. Beispielsweise können dies sein:

·        Prüfung und Optimierung von Verfahren elektronischer Datenverarbeitung,

·        Zusammenstellungen unternehmensinterner und rechtlich zulässiger unternehmensübergreifend verwendeter, ggf. auch statistischer Daten,

·        Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,

·        Anonymisierung von Entgeltdaten und Übermittlung der anonymisierten Daten an Vertragspartner zum Nachweis, dass Entgelte gezahlt werden, welche mindestens den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Steuerrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO i.V.m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

 Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

 Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen (z.B. zuständiger Fachbereich, Betriebsrat etc.) Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter oder Dienstleister können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind beispielsweise Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Telekommunikation, Gehaltsabrechnung, Buchung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen (Deutsche Bahn, Fluggesellschaften, Reiseportale, Mietwagenfirmen, ggf. Dienstleister für Reisesicherheit etc.), medizinische Dienstleister (z.B. Arbeitssicherheit), Entsorgung von Akten, sonstige Dienstleistungen (insbesondere z.B. Personaldienstleister).

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist:

·        Zahlungsdienstleister des Mitarbeiters

·        Krankenkassen.

·        Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen

·        Finanzbehörden (z.B. Lohnsteuerbescheinigungen)

·        Registerführende Stellen (z.B. Handelsregister)

·        Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können

·        Aufsichtsbehörden (BaFin, Datenschutz)

·        (Familien-)Gerichte bei Durchführung eines angeordneten Versorgungsausgleiches im Falle einer Ehescheidung

·        Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen

·        Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz

·        sonstige Stellen, denen gegenüber aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen Erklärungen abzugeben sind.

Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

·        es zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist

·        es gesetzlich vorgeschrieben ist oder

·        Sie der LogPay Ihre Einwilligung erteilt haben.

Dauer der Datenspeicherung

Als Bewerber können Sie vor Abschluss des Besetzungsverfahrens jederzeit die Löschung Ihrer Bewerbung beantragen. Wird kein Anstellungsvertrag mit Ihnen geschlossen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten entgegenstehen, die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, von der LogPay jederzeit über die zu Ihnen bei der LogPay gespeicherten Daten (Art. 15 DS-GVO) Auskunft zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Art. 16 DS-GVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Art. 17 DS-GVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen und/oder unter den Voraussetzungen des Art. 21 DS-GVO der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von Daten können Sie jederzeit der LogPay gegenüber widerrufen. Der Widerruf wirkt jedoch grundsätzlich erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Ihres Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten kann das Beschäftigungsverhältnis nicht begründet oder nicht mehr durchgeführt werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses nutzt die LogPay keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO.

Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde der LogPay Financial Services GmbH ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Einsatz von Cookies

Betroffenenrechte

Abschließende Bestimmungen